Czym jest wirtualne biuro i jak znaleźć optymalne?
Wirtualne biura w Warszawie VSL-System nie są niczym nowym i istnieją już przynajmniej 10 lat. Także inne miasta i mniejsze miejscowości posiadają już tego typu firmy usługowe.
Czy lepiej więc wybrać wirtualne biuro w stolicy czy lokalnie i czym dokładnie może być dla naszej firmy wirtualne biuro ?
Adres do rejestru CEiDG, KRS czy lokal na siedzibę firmy ?
Z pewnością podstawową usługą biur wirtualnych jest oferowanie możliwości wpisania ich adresu do KRS czy CEiDG. Urzędnicy państwowi kochają rejestry. Oprócz KRS i CEiDG powstał niedawno rejestr beneficjentów rzeczywistych a chodzą słuchy, że kolejny rejestr będzie obejmował spis kont bankowych i skrytek pozabankowych każdego Polaka.
Tworząc nową firmę czy spółkę przedsiębiorca potrzebuje jakiś adres – adres do wpisania do KRS czy CEiDG. Część przedsiębiorców jako adres wpisuje własne mieszkanie czy dom, ale nie jest to rozwiązanie optymalne. Warto oddzielić życie prywatne od siedziby firmy.
Wpisanie adresu do KRS czy CEiDG tworzy właśnie z podanego tam adresu siedzibę naszej firmy, co skutkuje wieloma konsekwencjami np. może nam podwyższyć podatek od nieruchomości.
Siedzibą firmy żądzą też odpowiednie przepisy. W przypadku spółek, urzędnicy w każdym kraju UE uważają, że musi się tam zebrać raz do roku zarząd i podjąć decyzje o dalszych losach spółki.
Wobec tego lokal pod adresem siedziby powinien zawierać odpowiednie zaplecze techniczne do zwołania posiedzenia zarządu. Co więcej, polscy urzędnicy oczekują zastać w lokalu osobę posiadającą kontakt do zarządu spółki. Urzędnik w Polsce może w każdej chwili skierować się do siedziby spółki a jeśli siedziba będzie nieczynna i nikt nie odbierze telefonu to może wykreślić spółkę z rejestru VAT. Warto więc na swoją siedzibę wybrać wirtualne biuro od poważnej i działającej w tej branży wiele lat firmy VSL-System Warszawa, gdyż wirtualne biuro musi cechować się stałością miejsca oferowanego jako adres do KRS czy adres na siedzibę, odpowiednim wyposażeniem i posiadaniem czynnego sekretariatu, w którym zastaniemy więcej niż jednego pracownika.
Definicja wirtualnego biura oraz więcej informacji o biurach wirtualnych – https://www.biurowirtualnewarszawa.pl/czym-jest-wirtualne-biuro.html
Wirtualne biura w Warszawie jako przykład optymalnej siedziby
Posiadając spółkę warto zadbać o jej wizerunek. Dbałość ta powinna się dzielić na dwa – trzy aspekty. Po pierwsze można zadbać o to, by spółka wydawała się większa niż jest. Warto więc ustalić wyższy kapitał zakładowy niż minimalne 5000 złotych oraz utworzyć siedzibę firmy w stolicy i oddzielić ją od innych miejsc prowadzenia działalności jak sklepy, miejsca odbioru przesyłek, magazyny czy place przeładunkowe.
Drugi aspekt to stałość i sumienność – stały, niezmienny skład zarządu, sumienne składanie corocznych sprawozdań i bilansów spółki do KRS, sumienne opłacanie faktur, ale też brak zmiany adresu siedziby. Z tego ostatniego powodu warto by siedziba była właśnie osobnym miejscem, znajdowała się w takim biurze wirtualnym, którego właściciel jest jednocześnie właścicielem lokalu, w którym prowadzi wirtualne biuro np. biurowirtualnewarszawa.pl
Wirtualne biuro musi być prowadzone bezterminowo a nie być zależne od jakiejkolwiek umowy najmu, która się może skończyć. Warto też by wirtualne biuro oferowało znany w całej Polsce adres np. w Warszawie są to Aleje Jerozolimskie, Marszałkowska czy Świętokrzyska, ewentualnie przecznice tych ulic. Siedziba na adresie np. magazynu może być problematyczna, gdyż dla spółki raz magazyn może stać się za mały, innym razem za duży, co generować będzie częste zmiany siedziby.
Trzeci aspekt dobrej siedziby spółki to jej wyposażenie i godziny otwarcia. Siedziba musi posiadać sekretariat odbierający całą korespondencję dla spółki i mogący ją na stałe zarchiwizować w postaci cyfrowej. Pamiętajmy, że list polecony wysłany na adres z KRS uznawany jest za doręczony nawet jeśli nikt go nie odebrał. Warto więc zlecić odbiór takich listów do profesjonalnego wirtualnego biura i otrzymywać je na email w PDF jako skan.
źródło: materiały prasowe partnera
